Specjalista/ka ds. zakupów i administracji

pełny etat

 

Miejsce pracy: PAN Ogród Botaniczny -CZRB w Powsinie

Przewidywany termin zatrudnienia: od zaraz

Podstawa zatrudnienia: umowa o pracę na czas określony do 33 miesięcy (poprzedzona 3 miesięcznym okresem próbnym) z możliwością przedłużenia na czas nieokreślony

 

Zakres obowiązków

  • Kompleksowa realizacja zamówień zakupowych.
  • Monitorowanie zamówień w systemie CRU.
  • Bieżący kontakt z dostawcami w zakresie realizacji zamówień, dostępności towarów oraz terminów dostaw.
  • Prowadzenie rozeznania rynku oraz wyszukiwanie potencjalnych dostawców.
  • Zbieranie, analiza i porównywanie ofert pod kątem cen, dostępności, warunków handlowych i terminów realizacji.
  • Realizacja zamówień dla poszczególnych działów.
  • Kontrola realizacji dostaw, zamówień oraz kompletności dokumentów zakupowych.
  • Obsługa obiegu faktur VAT – rejestracja, weryfikacja z zamówieniami, przekazywanie do akceptacji oraz monitorowanie procesu.
  • Wyjaśnianie rozbieżności pomiędzy zamówieniami, fakturami i dokumentami magazynowymi.
  • Współpraca z księgowością, działem technicznym, działem administracji, działem zamówień publicznych i innymi działami Ogrodu.
  • Przygotowywanie zestawień i raportów dotyczących zamówień, zakupów i dostaw.
  • Dbanie o prawidłowość, kompletność i aktualność danych.
  • Monitorowanie terminowości realizacji zamówień oraz podejmowanie działań w przypadku opóźnień lub problemów z dostawą.
  • Współpraca z poszczególnymi działami w zakresie analizy zapotrzebowania i planowania zakupów.

 

Wymagania

  • Wykształcenie wyższe.
  • Minimum 2-letnie doświadczenie zawodowe na podobnym stanowisku, preferowane w obszarze zakupów, zaopatrzenia lub obsługi zamówień.
  • Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności Excel i Word.
  • Umiejętność analizy i porównywania ofert oraz podejmowania trafnych decyzji zakupowych.
  • Dobra organizacja pracy własnej oraz umiejętność ustalania priorytetów.
  • Samodzielność, odpowiedzialność i dokładność w realizacji powierzonych zadań.
  • Umiejętność sprawnego rozwiązywania problemów i elastycznego reagowania na zmieniające się potrzeby.
  • Umiejętność pracy pod presją czasu oraz skutecznego zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie.
  • Wysoko rozwinięte umiejętności interpersonalne i komunikacyjne oraz umiejętność współpracy z różnymi działami organizacji.

Mile widziane

  • Doświadczenie w realizacji zakupów w jednostkach sektora finansów publicznych.
  • Doświadczenie w obsłudze systemów zakupowych, rejestrów umów lub elektronicznego obiegu dokumentów.
  • Umiejętność negocjowania warunków handlowych z dostawcami.

Oferujemy

  • zatrudnienie na podstawie umowy o pracę;
  • stabilne warunki zatrudnienia w jednostce publicznej;
  • możliwość podnoszenia kwalifikacji zawodowych;
  • świadczenia wynikające z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;

Etapy rekrutacji

  1. Analiza nadesłanych dokumentów aplikacyjnych.
  2. Rozmowa kwalifikacyjna w siedzibie PAN Ogrodu Botanicznego – CZRB w Powsinie.
  1. Podjęcie decyzji o wyborze kandydata i zakończenie procesu rekrutacji.

Prosimy o przesyłanie aplikacji na adres: agata.krol@ob.pan.pl

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy

  1. Administratorem Państwa danych osobowych jest PAN Ogród Botaniczny – Centrum Zachowania Różnorodności Biologicznej w Powsinie.
  2. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych.
  3. Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego:
    • w zakresie danych wymaganych przepisami prawa pracy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 22¹ Kodeksu pracy;
    • w zakresie danych podanych dobrowolnie, wykraczających poza zakres wymagany przepisami prawa – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tj. zgody osoby, której dane dotyczą.
  4. Podanie danych wymaganych przepisami prawa jest niezbędne do udziału w procesie rekrutacji. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne.
  5. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do przeprowadzenia i zakończenia rekrutacji, a następnie przez okres wynikający z obowiązujących przepisów lub niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.
  6. Odbiorcami danych mogą być podmioty uprawnione do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa oraz podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi związane z obsługą procesu rekrutacji, na podstawie odpowiednich umów.
  7. Przysługuje Państwu prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania – w przypadkach określonych przepisami RODO, a w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody – również prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
  8. Przysługuje Państwu także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.